يعتمد المرصد الحضري في استخراج مؤشراته الدولية و المحلية على توافر بيانات دقيقة سواء من الجهات المشاركة (شركاء التنمية) أو من المجتمع المحلي .

و من أهم طرق جمع تلك البيانات هي:

 البيانات السجلية:

و هي تلك البيانات المدونة في سجلات الجهات المعنية (المشاركة) سواء كانت مؤسسات ,هيئات ,وزارات ,جمعيات أهلية .....الخ ) 

يتم حصر الجهات المنتجة للبيانات وشملت عدد كبير من الإدارات الحكومية بالإضافة إلى جهات من القطاع الخاص وتعددت وسائل الاتصال بهذه الجهات وبدأت بتعريف تلك الجهات بأهداف المرصد الحضري. من بين الوسائل التي أتبعت المخاطبات الرسمية، والمقابلات وتسمية ضباط اتصال من قبل تلك الجهات.

تصنيف نوع البيانات المجمعة:

- المؤشر كما ورد من المصدر.

- بيانات منشورة ورقيا.

- بيانات منشورة الكترونيا.

- بيانات غير منشورة.

- بيانات الـ GIS.

- بيانات معالجة.

- بيانات غير منشورة.

ويتم إعداد قاموس للمؤشرات يضم كافة المعلومات الأساسية للمؤشر بما فيها مالك المؤشر، ومصادر ونوعية البيانات، ومستوى القياس، والقطبية وغيرها.

شركاء عملية التنمية:

تهدف أمانة العاصمة المقدسة إلى تعبئة جميع الجهود المتوفرة لنجاح مشروع إنشاء المرصد الحضري بمشاركة جميع المواطنين على إختلاف فئاتهم بهدف تحقيق أكبر قدر من المشاركة في عملية التنمية الحضرية المستدامة لسكان العاصمة المقدسة، وأهم الجهات المشاركة في بناء معلومات المرصد الحضري هم:

• قيادات قطاعات التنمية الحضرية في مدينة مكة المكرمة.

• قيادات الإدارات الحكومية كمسئولي التعليم والصحة والحج والشئون الإجتماعية.

• القطاع الخاص ممثلاً في الغرفة التجارية والصناعية بمكة المكرمة، ورجال الأعمال العاملين في مجالات التجارة والصناعة والمقاولات والعقار.

•مؤسسات القطاع المدني وخاصة الجمعيات الخيرية والعاملة في مجالات خدمة المواطنين في كافة المجالات مثل البطالة والفقر والعشوائيات ومكافحة الجريمة والتسول.

 بيانات المسوح الميدانية:

و هي تلك البيانات التي تؤخذ من أفراد المجتمع من خلال عدة أشكال منها استمارة الاستبيان , المقابلات الشخصية ,الملاحظة (بالمشاهدة او بالمشاركة) إلى جانب حلقات النقاش الجماعية. .

أداة جمع البيانات:

سوف يتم الاستعانة باستبانة جمع بيانات تصمم خصيصاً لهذا الغرض، وحسب نوع الرصد سواء المؤشرات الحضرية لمكة المكرمة أو المراصد المتخصصة (الحج – العمرة – الأسر ...)، ويقوم فريق جمع المعلومات الميدانية بسؤال عينة الدراسة وتفريغ إجاباتهم في الاستبانة مباشرة، تضم الاستبانة ثلاثة أنواع من الأسئلة، وهي:

1-أسئلة متعددة الإجابات: (MCQ) ويكتب فيها السؤال ويوضع أمامه خيارات الإجابة، فقد تكون (نعم/لا).

2-أسئلة قياس درجة الرضا:satisfaction degree questions) ) وتقع على مقياس ليكرت من أربعة (راضى جدا/ راضى/ غيرراضى/ غير راضى بالمرة)، مثل تقييم الخدمات المقدمة من شركات السياحة، وخدمات النقل والمواصلات، وخدمات السكن والإعاشة، وخدمات التوعية والإرشاد الديني، وخدمات شبكة المعلومات، وتوفر دورات المياه العامة، ونحو ذلك من الأسئلة.

النوعين السابقين من الأسئلة يتم ترميز قيمها، لغرض التحليل، بشكل رقمي وتدخل في قاعدة البيانات.

3- أسئلة رقمية: (numerical questions) وهي الأسئلة التي تحمل إجابات رقمية مباشرة، نحو الدخل الشهري، وخلافه، وتدخل هذه الأرقام في قاعدة البيانات بشكل مباشر.

4-أسئلة ذات نهاية مفتوحة (open ended questions) وتعتمد على الأسئلة المفتوحة التي يقوم فيها المبحوث بالإدلاء فيها برأيه ومقترحاته بشكل نصي مفتوح، سواء باللغة العربية أو أي لغة أخرى، نحو ابرز الصعوبات التي تواجه صاحب الإستبانة والحلول المقترحة من وجهة نظره،وبياناته الشخصية.